So klappts mit der E-Mail Flut nach den Ferien

Vorgehen zum Bearbeiten von E-Mails nach längeren Abwesenheiten

Die Autoren Patricia Wolf und Jürg Stettler

Wer kennt das nicht: Man kehrt erholt aus einem Sabbatical oder aus den Ferien zurück, öffnet das E-Mail-Postfach und hat hunderte Nachrichten im Posteingang. Mit der richtigen Strategie, kann man diese E-Mail-Flut aber schnell und effizient bearbeiten. 

Patricia Wolf, Professorin Wissenmanagement an der Hochschule Luzern und Jürg Stettler, Vizedirektor Forschung der Hochschule Luzern - Wirtschaft, haben dazu eine Befragung durchgeführt. Befragt wurden über 20 Dozierende und Professor/innen der Hochschule Luzern, die in den letzten Jahren eine berufliche Auszeit von 3 bis 6 Monaten genommen haben. 

Wichtig sind funktionierende Stellvertretungen

Eine der gängigen, aber umstrittenen Vorgehensweisen ist es, bei längerer Abwesenheit eine Abwesenheitsnotiz zu hinterlassen. Hier nützt es allerdings nicht viel, wenn man nur schreibt, dass man nicht da ist oder die E-Mails nicht liest. Was wirklich weiterhilft, sind funktionierende Stellvertretungen. Dies erklärt Patricia Wolf im Radio Pilatus Interview. Das Thema wird während der Abwesenheit vom Stellvertreter oder der Stellvertreterin bearbeitet und somit kann die E-Mail nachher einfach gelöscht werden. 

Zeit einplanen 

Bei einer E-Mail-Flut ab 400 bis 500 E-Mails sollte man nach der Rückkehr einen Arbeitstag einrechnen zur Bearbeitung. Auch sollte man sich gleich mit seinem Stellvertreter treffen und sich über den neusten Stand informieren. 

5-20% der E-Mails bleiben übrig

Die Befragung an der Hochschule Luzern hat ergeben, dass nach Anwendung von Sortiermechanismen nur 5-20% der im Postfach befindlichen E-Mails übrigbleiben und beantwortet werden mussten. Im Normalfall sind ein Drittel leicht und schnell bearbeitet. Ein weiteres Drittel ist nach einer Bearbeitungszeit von 10-20 Minuten erledigt und das letzte Drittel wird den Rückkehrer im Alltagsgeschäft noch länger beschäftigen. 

Wie das Fazit der Studie lautet und Tipps zur Bearbeitung der E-Mail-Flut hört ihr am Montag, 22. August um 11.15 Uhr bei Nicole Marcuard.

Audiofiles

  1. Tipps zur Bearbeitung der E-Mail-Flut nach längerer Abwesenheit. Audio: Nicole Marcuard

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